PDCA循环理论在组织机构代码质量管理中的运用

组织机构统一代码是对中华人民共和国境内依法成立的机关、企业、事业单位、社会团体和民办非企业单位等机构赋予一个在全国范围内唯一的、始终不变的法定代码标识。是以数据的基础，以证书为载体进行社会服务的工具。

组织机构代码从1989年开始已经走过了近十七年的风雨历程，代码的生命与活力在于应用，而应用的关键在于代码数据质量。因此如何有效控制重码、错码、缺项、漏项、数据丢失，如何维护和提高数据库质量就成为摆在我们面前亟待解决的问题。随着代码B/S系统的更新完成，运用网络技术集中赋码，集中查重名、重码，集中查验数据项的完整性、准确性已经应用在日常办证过程中，很大程度上为我们提升数据质量，提供了技术支撑。但真正有效克服重名、重码等数据质量问题，还得依靠基层工作人员日常工作中的细致、精密的质量控制。浙江省义乌市质量技术监督局代码办在平时的工作中及时归纳总结，在实践中运用PDCA循环质量控制理论对代码工作质量进行了有益的探索。

　　　　　　 　一、PDCA循环理论的概念

PDCA循环理论是最早由美国管理专家戴明提出来的，又称为“戴明环”。PDCA的含义如下：P（PLAN）——计划；D（DO）——执行；C（CHECK）——检查；A（ACTION）——行动，对总结检查的结果进行处理，成功的经验加以肯定并适当推广，失败的教训加以总结，未解决的问题放在下一个PDCA循环里。以上四个过程不是运行一次就结束，而是周而复始的进行，一个循环完了。解决了一些问题，未解决的问题进入下一个循环，这样阶梯式上升的。PDCA循环实际上是有效进行工作的合乎逻辑的工作程序，对代码工作的提升有很大的助推作用。

PDCA循环理念在指导质量管理实践的过程中要求树立牢固的质量意识和全面质量管理的思想，把重视质量、分析质量、控制质量、保证质量、改进质量等质量提升流程统一起来。严格按质量标准衡量自身的工作，既进行定性评估，又进行定量分析。注重以量化的标准评判工作质量的优劣和水平的高低，杜绝工作中重布置、轻落实；重数量、轻质量的状况发生。

二、    PDCA循环质量控制的特点

一、阶梯式循环上升。PDCA循环不是同一水平上循环的重复，它每循环一次，就解决一部分问题，取得一部分成果，工作就前进一步，水平就提高一步。到了下一次循环，又有了新的内容和目标，是螺旋式上升提高。

二、大环带小环。如果整个办证流程作为一个大的PDCA循环，那么各个阶段（如审核、赋码、制证等）都有各自小的循环，用大的循环带动小的循环。

三、PDCA循环是科学管理方法的综合运用。其中以排列图、直方图、控制图、因果图、相关图等统计处理方法为基本工具，用于发现和解决问题。

三、PDCA循环在组织机构代码工作中的运用

P（PLAN）可以分为四个步骤，即：分析现状，提出问题——分析各种影响因素或原因——提出主要影响因素——针对主要原因，制定措施计划。

在实施这一决策的过程中PDCA还有自己独特的5W1H方法即：

why？ （为什么制定该措施）；

what? （为了达到什么目标）；

where?（在何处执行）；

who？ （各个流程由谁负责）；

when？（何时完成）；

how？ （如何完成）

这样使每一个决策的实施过程都有据可依，有迹可循。义乌市质监代码窗口今年2月中旬以来，大量个体工商户前来办理《组织机构代码证》，从1月份到3月份的直方图分析，2月中旬开始的日均办证量大幅提升，其中1月份日均办件   量为20.6件，而到3月份日均办件量已达到37.04件。那是什么原因导致的呢？通过分析我们将可能因素归纳如下：

1.春节临近，企业为了及时回笼资金纷纷来办理《组织机构代码证》。

2.有大量新注册、登记的个体工商户前来办理《组织机构代码证》。

3.浙江省义乌市中国小商品城国际商贸城、篁园市场等市场里集中办理工商登记的个体户，集中到期，前来换证。

我们通过调查、了解和数据对比分析，发现由于2月份国家质检总局与人民银行签署了《组织机构代码信息合作备忘录》要求办理外汇结算过程中必须提供《组织机构代码证》。因此直接导致了办件量的大幅上升。为解企业和个体工商户资金周转的燃眉之急，代码窗口及时向局领导做了汇报，临时增派了工作人员；并与行政服务中心管委会协调，增配了电脑，打印机等设备；同时代码窗口也及时改进了工作流程，将原有的一人包办整个办证过程改进为一人受理，一人录入信息，一人制证的流水线作业。这样既缩短了办证周期，又使三个流程具备了各自审核的过程，既大大方便了群众，又有效杜绝了重名、重码等错误的产生。

D（DO）即执行实施计划。PDCA循环中的DO不同于一般意义上的实施执行，它包含了质量管理理念中特有的细节实施。细节决定成败，尤其是影响和制约事态发展方向的细节直接决定成败；同时细节也是可以被创造出来，并成功运用于服务中的；管理是一门艺术，而艺术的魅力在于细节。大量个体工商户前来办证，给窗口带来了巨大的压力，如果不能有效地组织协调，出现办证人员等待时间过久、办证人员间插队、未能一次性告知所需提供的资料等情况，可能会与办证人员产生冲突。我们窗口工作人员再忙，也十分注重细节，通过和中心管委会沟通给等待办证的人员准备好休息区；为老年人准备老花镜；一次性告知清楚受理时所需提供的证件、资料；发放证书时双手递上；始终保持微笑等等，使执行的过程，不再是机械的重复，使每一份证书，每一张IC卡都有各自不同的“小故事”。

C(CHECK) 即检查执行结果。从义乌市365便民服务中心的《群众办事现场评议卡》上可以反映出办证人员的满意程度，从二月份改进流程以来，代码窗口的满意一直保持百分之百。在质量管理中“顾客理念”被重点提出，几乎所有的质量管理方法将顾客观念作为共同遵守的原则：

TQM即全面质量管理，将质量定义满足超过顾客的期望值；

BPR理论将顾客置于导向地位；

6δ管理的第一大主题就是“真心关注顾客”；

PDCA循环中同样十分注重执行结果，即办证人员的满意度。通过这一循环，我们可以发现一些尚未圆满解决的问题。义乌市质量技术监督局在二月份改进办证流程以来，将原有的四个工作日办结的承诺期暂时调整为证书立等可取，IC卡隔日领取后，很多个体工商户在领到证书后，就不来领IC卡了，使大量IC卡积压下来，我们结合这一情况，采取了以下措施，即PDCA循环的第四环节

A（Action）为了解决IC卡大量积压问题，首先、我们主动与365便民服务中心管委会联系，开通办结短信告知服务。将IC卡已办好，可取的信息告知办证人员，第二、我们对个体工商户比较集中的中国小商品国际商贸城等地陆续开展了送卡上门服务，即将春节前后来办证而未领取IC卡的个体工商户的IC卡送卡上门，大大方便了个体工商业主。

通过PDCA这一循环过程，我们不仅解决了原有的问题，使窗口的办事效率和服务质量都有了提升。同时也发现了问题，即证、卡分开领取的利弊问题暴露出来，积压的IC卡中有些路程较远的、较分散的业主如何及时地领到IC卡，这将是下一个PDCA循环将考虑和解决的问题，事实证明按照PDCA的改进流程，效果良好。

PDCA循环管理理念是一种聚合技术力量、经济力量、社会文化力量的一种创造性活动；它具有资源开发、要素组合、市场开拓、决策导向等功能。PDCA循环通过建立合理的体制模式、优化组合工作流程，把一切潜在或以前忽视的优势力量和积极因素聚合起来，促进整个代码工作的发展，浙江省义乌市质量技术监督局代码窗口将继续积极配合省局开展的作风建设等活动。“创服务品牌，树代码形象”，本着“以一流环境、一流团队、创一流业绩”的理念，坚持以市场需求为导向，以服务求巩固，以应用求发展；用开拓创新，锐意进取的精神，争取代码工作取得更加丰硕的成果。

                                 浙江省义乌市质量技术监督局